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Automatização de processos para aumento da produtividade

O investimento na integração de sistemas e a automação de tarefas simples são a chave para o sucesso da automatização de processos.

Automatização de processos para aumento da produtividade

 

A automatização dos processos já não é mais tendência e sim obrigatoriedade para muitos modelos de negócio. Um exemplo disso é o atendimento automatizado feito em várias atividades do nosso dia a dia, como quando usamos um aplicativo para agendar o pagamento de uma conta ou pedir uma pizza.

Mas, quando falamos em automatização dos processos para ter mais produtividade na empresa, estamos falando da mesma coisa? Para entender melhor sobre o funcionamento das etapas de negócio que são automatizadas, continue acompanhando nosso artigo. Boa leitura!

O que é automatização dos processos?

De forma simplificada, a automatização de processos é o ato de utilizar um mecanismo automático para ações simples e repetitivas.

Como exemplo, podemos citar a verificação de saldo em conta. Se não fossem os sistemas internos, em conjunto com o aplicativo e site do banco, você precisaria que um gerente verificasse a quantia disponível para uso.

E, mesmo que você sempre fosse até o banco para ver seu saldo, ainda assim seria preciso um sistema para agilizar a contagem e distribuição dos valores. Esse cenário não é difícil de se imaginar, pois muitos de nós já usava serviços bancários antes do surgimento de aplicativos e smartphones.

Mas esse exemplo simplificado mostra todas as etapas envolvidas em um único processo — verificação de saldo — e as automatizações necessárias para que sua execução seja eficiente para o banco e satisfatória para o cliente, ao mesmo tempo que reduz a repetição dos passos para executar essa tarefa.

É importante salientar que a automatização de processos não substitui o recurso humano, pelo contrário, torna o colaborador ainda mais necessário para controle e gerenciamento especializado desses mecanismos automatizados.

Quais os benefícios da automatização de processos?

Quando entendemos que a automatização de processos nada mais é do que deixar tarefas repetitivas e de baixa complexidade para um sistema tomar conta, logo percebemos que teremos menos obrigações. E isso não poderia estar mais correto.

Ao automatizar processos as equipes conseguem ser mais produtivas, pois deixam de lado o trabalho menos importante e focam nas tarefas que realmente necessitam de seu empenho.

Apesar da produtividade ser o principal benefício que as empresas recebem com a automatização dos processos, há uma série de vantagens que também acompanham a aplicação dessa estratégia. A seguir apresentamos algumas dessas vantagens. Veja!

Economia de tempo

Depois do humano, o tempo é um dos recursos mais valiosos que as empresas têm. Isso porque todas as atividades necessárias para a manutenção e funcionamento do negócio precisam de tempo para serem planejadas, implementadas e executadas.

Então, quando falamos em automatizar processos — seja do departamento de vendas, seja do chão de fábrica — estamos falando em redução do tempo de trabalho. As tarefas manuais, como atendimento de chamadas, envio de e-mails e pagamento de contas, são as que mais causam impacto nessa questão.

Atendimento nivelado

O atendimento é parte fundamental dos negócios, pois é a porta de entrada, servindo para prestar suporte a clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores. Por isso, ele precisa ser eficiente, ter qualidade e agilidade.

A otimização de processos ajuda o atendimento ao integrar sistemas de trabalho. Integrando o banco de dados dos clientes, por exemplo, os vendedores têm acesso a toda jornada que o consumidor percorreu até aquele momento, permitindo direcioná-lo diretamente para a solução de suas necessidades.

Assim, todos os colaboradores têm acesso às mesmas informações, deixando o atendimento mais consistente e nivelado.

Essa prática vai de encontro com o conceito de omnichannel e possibilita uma experiência qualitativa para o consumidor, que vai ter uma jornada de consumo uniforme em todas as etapas.

Facilidade na troca de informação

É muito comum que as informações que dependem de vários setores sejam mais demoradas para chegarem ao destinatário final. A automatização de processos é ideal para agilizar as interações entre os departamentos da empresa.

Mais uma vez falaremos da integração de sistemas, pois é ela que possibilita a agilidade nas demandas que dependem de equipes distintas. Isso pode ocorrer com a utilização de APIs — Application Programming Interface, ou Interface de Programação de Aplicações — ou utilizando programas que já são desenvolvidos para trabalhar com os vários setores da empresa, como o ERP.

Muitas dessas interfaces utilizam a nuvem para realizar backups das interações e dados compartilhados. Isso garante mais segurança, pois a maioria dos servidores de Internet utiliza criptografia para armazenarem dados.

Redução de custos

As empresas sempre buscam reduzir seus custos, pois isso aumenta os lucros e permite investir no crescimento dos negócios. A automatização de processos é uma etapa na administração de gastos que pode ser muito eficiente nesse sentido.

Quando deixamos algumas tarefas de trabalho para um sistema automatizado executá-las, estamos também reduzindo as chances de falhas e erros. Por consequência, há menos refação e desperdício de materiais. Tudo isso ajuda a reduzir custos de produção e atendimento.

Lógico, para implementar as mudanças necessárias na automatização dos departamentos é preciso um investimento inicial. Porém, a médio e longo prazo a administração de gastos recupera o investimento e garante de forma permanente as melhores práticas para otimização de processos.

Controle sobre resultados

Outro benefício da automatização de processos é um maior controle sobre os resultados. Isso porque a maioria das ferramentas utilizadas para automatizar tarefas é dotada de Inteligência Artificial, que permite a coleta, análise e interpretação de dados. Esses dados coletados são transformados em relatórios importantes para todo gestor.

Indicadores de desempenho, pontos de gargalo, falhas de comunicação, usos indevidos dos sistemas, mal funcionamento de infraestruturas e feedbacks de atendimento são algumas das informações que podem ser reportadas com as ferramentas de automatização de processos.

Essas funções para coletar e analisar dados relevantes para os negócios permitem maior independência dos gestores e uma descentralização da supervisão dessas informações.

Se hoje é preciso se comunicar com todos os setores para conseguir os valores sobre as vendas do mês e o acompanhamento do estoque, ao automatizar essas tarefas, bastará alguns cliques e o relatório estará pronto.

A produtividade é o benefício mais perceptível com a automatização dos processos, pois essa prática diminui as tarefas repetitivas e economiza tempo de trabalho. Mas isso não é tudo. A qualidade no atendimento, agilidade na troca de informações entre departamentos e redução dos custos de produção são outras vantagens importantes.

Se sua equipe já não está tão produtiva, converse com um de nossos especialistas e saiba mais sobre a automatização do atendimento digital!

 

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