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Aprenda a identificar as falhas na operação de atendimento!

Identificar falhas na operação do seu negócio é um grande indicador de que alguma atitude precisa ser tomada rapidamente. Saiba então quais são as falhas mais comuns e como evitá-las.

Aprenda a identificar as falhas na operação de atendimento!

 

Identificar falhas na operação de uma empresa é algo bastante complicado e trabalhoso — demanda tempo, paciência e, principalmente, estratégia, pois, muitas vezes, sua própria equipe não colabora, pois é mais fácil continuar na zona de conforto do que mudar.

É muito comum uma empresa ter processos operacionais falhos ou inconsistentes que acabam levando à baixa produtividade e menor desempenho dos funcionários, gerando, consequentemente, grandes perdas financeiras.

Para evitar este tipo de problema é preciso mapear os processos de trabalho da empresa para encontrar os gargalos que estão colaborando com os problemas operacionais e, logo em seguida, buscar soluções que garantam uma gestão mais eficiente do seu negócio. Mas, como conseguir isso?

Se você traçou metas para sua empresa, mas não consegue alcançá-las devido ao que narramos até aqui, então continue sua leitura e veja o que mais preparamos para você neste post. Acompanhe!

Quais são as falhas na operação mais comuns em uma empresa?

As falhas de operação normalmente atrapalham no andamento dos processos e dificultam o funcionamento da empresa. Isso, a longo prazo, pode trazer prejuízos significativos para a organização. A partir disso, separamos aqui algumas das mais comuns para você ficar de olho.

Não ter um sistema de gerenciamento integrado

Ter um sistema de gerenciamento integrado é essencial para ajudar a empresa a estruturar e gerenciar o seu negócio de forma mais segura e eficiente.

Não é fácil acompanhar cada detalhe que envolve os vários setores de uma empresa, por isso contar com uma ferramenta que ajude a nortear todos os processos operacionais é muito importante para que o gestor tenha uma visão sistêmica de toda a organização.

Com esse tipo de sistema, seu negócio terá uma gestão mais disciplinada, permitindo que as equipes compartilhem informações de maneira mais otimizada e organizada, melhorando, assim, sua produtividade.

Um bom sistema de gerenciamento é estratégico para qualquer empresa, pois, além de facilitar a administração do negócio, ajudando a reconhecer seus pontos fortes e fracos, ainda possibilita que muitas falhas sejam minimizadas e as oportunidades mais bem aproveitadas.

Além do mais, essa ferramenta não será importante apenas para otimizar o processo operacional da empresa, ela poderá ser alocada para monitorar qualquer necessidade da sua equipe, ajudando a minimizar os riscos e potencializar os recursos de maneira mais segura.

Não registrar as operações feitas

Toda empresa precisa fazer o registro das operações que são realizadas diariamente, pois, de outra forma, como ficará a administração do negócio?

Pode parecer impossível, mas há, sim, muitas empresas que perdem o controle do que entra e sai do caixa, do que tem ou falta no estoque, ou seja, não têm a mínima noção das operações realizadas dentro da própria companhia.

Como já foi citado, se tais empresas implantarem um sistema de gerenciamento, ela terá meio caminho andado para solucionar essa falha gravíssima, que pode levar a empresa ao caos em pouco tempo.

Não conhecer bem o estoque da empresa

O estoque é um dos departamentos mais importantes de uma empresa, principalmente aquelas que trabalham com vendas de produtos, como e-commerces (lojas que vendem online), por exemplo.

Agora, imagine um cliente fazendo um pedido, pagando por ele e na hora “H” não ter o produto que comprou? Com toda certeza, o gestor terá um grande problema para resolver.

Conhecer bem seu estoque, além de evitar esse tipo de problema, impedirá que a empresa perca dinheiro com o armazenamento de produtos em excesso, ou mesmo com a escassez deles.

Se você trabalha com algum tipo de produto perecível que esteja prestes a vencer, por exemplo, que tal fazer uma liquidação? Antes vender mais barato do que deixar o produto estragar nas prateleiras.

Lembre-se de que o estoque é onde se encontra o seu maior patrimônio. Ele representa sua receita e qualquer erro pode custar uma vida de trabalho duro — e é bem provável que você não queira ver tudo ir por água abaixo, certo?

Esse é mais um motivo para ter um sistema de gerenciamento integrado, assim você poderá automatizar todo o processo operacional de compra e venda e evitar desperdícios que vão custar muito caro — se não agora, em um futuro bem próximo.

Como garantir uma gestão de operação mais efetiva?

Um dos maiores desafios de quem trabalha com vendas de produtos é identificar as falhas na operação, mas há algumas estratégias que ajudam a garantir uma gestão mais efetiva do processo de compra e venda. Conheça algumas delas a seguir.

Mantenha controle sobre seu mix de produtos

Mix de produtos refere-se a uma variedade de mercadorias que uma empresa coloca no mercado para alcançar clientes de determinados perfis. Se você deseja ganhar mais consumidores e conquistar uma fatia do seu nicho, deve procurar diversificar seus produtos para atender às necessidades dos clientes.

Diversificar não quer dizer exagerar, é necessário avaliar se o seu não é grande demais. Aposte apenas naqueles itens que produzem mais vendas ou que o lucro consiga ultrapassar o seu custo.

Se você atualizar diariamente os dados do seu sistema de gerenciamento, conseguirá identificar falhas na operação do seu mix de produtos mais facilmente e evitará custos desnecessários — lançando no mercado um produto com baixa taxa de vendas.

Tenha uma equipe qualificada

Não adianta ter quantidade e não ter qualidade. Você pode contar com uma equipe enorme e o melhor sistema de gestão do mundo, mas se não tiver pessoas qualificadas para executar o trabalho de forma adequada de nada adiantará.

Analise e veja qual é a quantidade de pessoas necessária para executar determinada tarefa e, principalmente, se essas elas são capazes de desempenhar suas tarefas e seguir o processo operacional praticado pela empresa.

Utilize relatórios para análise de dados

Os relatórios também entram na categoria das melhores ferramentas que sua empresa pode ter para evitar falhas na operação, pois eles apresentam uma gama de informações que são bastante relevantes para o acompanhamento e visão geral da situação do seu negócio.

Hoje, qualquer empresa sabe que a experiência do cliente é fundamental para o seu sucesso. Por isso, muitas delas estão investindo pesado em Marketing digital e em plataformas de relacionamentos capazes de monitorar todo o atendimento prestado ao cliente.

A automatização dos serviços, aliados aos relatórios com dados confiáveis têm sido fundamentais para evitar muitas falhas humanas e gastos desnecessários com falhas operacionais.

Invista em uma plataforma unificada de atendimento

Uma plataforma unificada de atendimento ao cliente, como a Hi Platform, por exemplo, oferece muitas vantagens além dos relatórios. Ela não só disponibiliza relatórios com dados a respeito do processo operacional do atendimento e suporte ao cliente, como ainda integra vários serviços, tais como:

  • ajuda aos clientes pelo atendente virtual e pela FAQ;
  • conversa com os consumidores via e-mail, ticket, telefone etc.;
  • ajuda na tomada de decisões, fornecendo informações em tempo real;
  • monitoramento de clientes;
  • acompanhamento das redes sociais da empresa e dos concorrentes;
  • acompanhamento e potencialização das campanhas de social media;
  • auxílio no aumento de tráfego e geração de leads (possíveis clientes);
  • venda de seus produtos e serviços e muito mais.

Com uma ferramenta dessas em mãos, com certeza, identificar falhas na operação do seu processo de atendimento ao cliente ficará bem mais fácil, afinal para prestar um bom serviço para seu público é preciso cuidar da empresa internamente primeiro, não é mesmo?

Entendeu como identificar falhas na operação da sua empresa é essencial para uma boa gestão? O que você achou do assunto? Gostaríamos de saber mais sobre sua opinião. Então deixe seus comentários aqui para nós! Estamos esperando!

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